Algemene voorwaarden Esajas Photography

Esajas Photography
Fotograaf: Ulrich Esajas
Website: Esajasphotography.nl
E-mail: info@esajasphotography.nl
KvK-nummer: 77670892
Vestigingsplaats: Daam Fockemalaan 22 te Amersfoort

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, fotoshoots, fotoreportages, producten, offertes en overeenkomsten van Esajas Photography, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 1 – Begrippen

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gebruikt:

Fotograaf: Esajas Photography, vertegenwoordigd door Ulrich Esajas.

Opdrachtgever / klant: De persoon, het stel, het bedrijf of de organisatie die een fotoshoot, reportage, dienst of product afneemt bij Esajas Photography.

Overeenkomst: Iedere afspraak, boeking, offerte, opdrachtbevestiging of andere afspraak tussen Esajas Photography en de opdrachtgever.

Fotoshoot / reportage: Iedere vorm van fotografie die door Esajas Photography wordt uitgevoerd, waaronder portretfotografie, boudoirfotografie, zwangerschapsfotografie, familieshoots, brandingfotografie, zakelijke fotografie, bruiloften en andere fotografieopdrachten.

Beeldmateriaal: Alle gemaakte foto’s, bewerkte beelden, digitale bestanden, albums, prints en overige fotografische werken.

RAW-bestanden: Onbewerkte originele fotobestanden rechtstreeks uit de camera.

Schriftelijk: Communicatie per e-mail, WhatsApp, bericht of andere digitale communicatie waarbij duidelijk is wie de afzender is.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen, overeenkomsten, diensten en producten van Esajas Photography.
Door het boeken van een fotoshoot, het akkoord gaan met een offerte, het betalen van een factuur of aanbetaling, of het afnemen van diensten van Esajas Photography, verklaart de opdrachtgever akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze vooraf schriftelijk zijn overeengekomen.
Indien één of meerdere bepalingen in deze voorwaarden ongeldig of nietig blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
Esajas Photography behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. De versie die geldt op het moment van boeken of akkoord gaan met de offerte is van toepassing op de betreffende opdracht.

Artikel 3 – Offertes, prijzen en geldigheid

Alle offertes en prijsopgaven van Esajas Photography zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld.
Een offerte is 14 dagen geldig, tenzij anders aangegeven.
Een boeking is pas definitief wanneer de opdrachtgever schriftelijk akkoord heeft gegeven én de eventuele aanbetaling of volledige betaling is ontvangen.
Prijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld. Bij zakelijke opdrachten kan een prijs exclusief btw worden vermeld.
Aanbiedingen, acties en mini-shoots zijn alleen geldig binnen de aangegeven periode en kunnen niet met terugwerkende kracht worden toegepast.
Prijsafspraken gelden uitsluitend voor de afgesproken opdracht en niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand wanneer de opdrachtgever akkoord gaat met een offerte, boeking, factuur of afspraak van Esajas Photography.
Een akkoord kan schriftelijk worden gegeven via e-mail, WhatsApp, DM, boekingssysteem of een andere duidelijke vorm van communicatie.
Esajas Photography mag een opdracht weigeren wanneer daar een geldige reden voor is, bijvoorbeeld bij onduidelijke communicatie, ongepaste verzoeken, onrealistische verwachtingen of wanneer de opdracht niet past bij de stijl of werkwijze van de fotograaf.
De opdrachtgever kiest bewust voor Esajas Photography vanwege de stijl, creativiteit, nabewerking en werkwijze van de fotograaf. Door akkoord te gaan met de opdracht, accepteert de opdrachtgever deze stijl en aanpak.

Artikel 5 – Betaling

Betaling dient te gebeuren binnen de betalingstermijn die op de factuur staat vermeld, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Voor veel opdrachten geldt een aanbetaling om de datum definitief vast te leggen. De datum is pas gereserveerd wanneer de aanbetaling is ontvangen.
Wanneer de betaling of aanbetaling niet op tijd wordt voldaan, mag Esajas Photography de gereserveerde datum vrijgeven aan een andere klant.
Het resterende bedrag dient uiterlijk vóór de fotoshoot of vóór levering van het beeldmateriaal volledig betaald te zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Beeldmateriaal wordt pas geleverd nadat de volledige betaling is ontvangen.
Bij zakelijke opdrachten, bruiloften of grotere reportages kunnen afwijkende betaalafspraken worden gemaakt, zoals betaling in termijnen.
Eventuele extra kosten, zoals parkeerkosten, reiskosten, studiokosten, visagie, assistentie, extra bewerkingen, spoedlevering, extra beelden of albumkosten, worden apart vermeld of achteraf gefactureerd indien deze vooraf zijn besproken of noodzakelijk blijken voor de opdracht.

Artikel 6 – Annuleren door de opdrachtgever

Annuleren dient altijd schriftelijk te gebeuren via e-mail of WhatsApp.
Bij annulering tot 7 dagen vóór de fotoshoot ontvangt de opdrachtgever 100% van het reeds betaalde bedrag terug, met uitzondering van kosten die al aantoonbaar zijn gemaakt voor de opdracht.
Bij annulering binnen 72 uur vóór de fotoshoot ontvangt de opdrachtgever 75% van het reeds betaalde bedrag terug.
Bij annulering binnen 48 uur vóór de fotoshoot vindt er geen restitutie plaats.
Bij no-show of het zonder bericht niet verschijnen op de afgesproken datum en tijd, vervalt het recht op restitutie volledig.
Bij bruiloften, grote zakelijke opdrachten of opdrachten waarbij veel voorbereiding, reistijd, planning of derden betrokken zijn, kunnen afwijkende annuleringsvoorwaarden gelden. Deze worden vooraf schriftelijk afgesproken.
Een aanbetaling kan worden gebruikt ter vergoeding van gereserveerde tijd, voorbereiding, administratie en eventueel misgelopen boekingen.

Artikel 7 – Verplaatsen van een fotoshoot

Het verplaatsen van een fotoshoot is alleen mogelijk in overleg met Esajas Photography en op basis van beschikbaarheid.
Wanneer de opdrachtgever een fotoshoot wil verplaatsen, dient dit zo snel mogelijk schriftelijk te worden gemeld.
Bij ziekte, overmacht of bijzondere omstandigheden wordt in overleg gekeken naar een nieuwe datum.
Wanneer een opdrachtgever herhaaldelijk wil verplaatsen, mag Esajas Photography extra kosten rekenen of de opdracht annuleren volgens de annuleringsvoorwaarden.
Bij buitenfotografie kan Esajas Photography besluiten om de fotoshoot te verplaatsen wanneer het weer of de omstandigheden de kwaliteit, veiligheid of uitvoerbaarheid van de shoot negatief beïnvloeden.
Slecht weer is niet automatisch een reden tot kosteloos annuleren. De fotograaf beoordeelt of verplaatsen noodzakelijk is.

Artikel 8 – Uitvoering van de fotoshoot

Esajas Photography voert de opdracht naar beste inzicht, creativiteit en professioneel vermogen uit.
Fotografie is een creatieve dienst. De opdrachtgever begrijpt dat het eindresultaat afhankelijk is van verschillende factoren, waaronder licht, locatie, kleding, styling, medewerking, weersomstandigheden, sfeer en beschikbare tijd.
De fotograaf houdt rekening met de wensen van de opdrachtgever, maar behoudt altijd de artistieke vrijheid om keuzes te maken in licht, compositie, selectie, nabewerking en eindresultaat.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het op tijd aanwezig zijn op de afgesproken locatie.
Te laat komen kan ten koste gaan van de shoot-tijd. De eindtijd blijft gelijk, tenzij anders overeengekomen en de planning dit toelaat.
Wanneer extra tijd mogelijk is, kan deze extra tijd in rekening worden gebracht.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor eigen kleding, accessoires, make-up, haar, props en eventuele benodigde toestemmingen voor locaties, tenzij anders afgesproken.
Indien de opdrachtgever met meerdere personen komt dan vooraf afgesproken, mag Esajas Photography extra kosten rekenen of de opdracht aanpassen.

Artikel 9 – Selectie en nabewerking

Esajas Photography maakt na de fotoshoot een professionele selectie van de gemaakte beelden.
De fotograaf bepaalt welke foto’s geschikt zijn om aan de opdrachtgever te tonen of te leveren.
De opdrachtgever heeft geen recht op alle gemaakte foto’s of op foto’s die door de fotograaf zijn afgekeurd.
De nabewerking wordt uitgevoerd in de stijl van Esajas Photography.
Standaard nabewerking kan onder andere bestaan uit kleurcorrectie, zwart-wit omzetting, contrast, belichting, uitsnede, huidretouche en algemene optimalisatie.
Uitgebreide retouche, zware huidbewerking, lichaamsaanpassingen, verwijderen van grote objecten, achtergrondmanipulatie of andere specialistische bewerkingen zijn niet standaard inbegrepen, tenzij vooraf anders afgesproken.
Extra bewerkingen kunnen tegen een aanvullend tarief worden uitgevoerd.
De opdrachtgever mag geleverde foto’s niet zelf bewerken, aanpassen, voorzien van filters, AI-bewerkingen toepassen of op een andere manier wijzigen zonder schriftelijke toestemming van Esajas Photography.

Artikel 10 – RAW-bestanden en onbewerkte foto’s

RAW-bestanden en onbewerkte foto’s worden niet geleverd.
RAW-bestanden blijven te allen tijde eigendom van Esajas Photography.
De opdrachtgever ontvangt alleen de geselecteerde en bewerkte beelden die onderdeel zijn van het gekozen pakket of de gemaakte afspraak.
Het niet leveren van RAW-bestanden is onderdeel van de professionele werkwijze van Esajas Photography en vormt geen reden voor korting, annulering of restitutie.

Artikel 11 – Levering

De leveringstermijn wordt vooraf vermeld of besproken. Wanneer geen specifieke termijn is afgesproken, geldt een richtlijn van maximaal 21 dagen na de fotoshoot.
Voor bruiloften, grotere reportages, albums of uitgebreide zakelijke opdrachten kan een langere levertijd gelden.
De genoemde levertijd is een indicatie en geen fatale termijn, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Esajas Photography doet haar best om binnen de aangegeven termijn te leveren, maar is niet aansprakelijk voor vertraging door drukte, ziekte, technische problemen, overmacht of andere omstandigheden buiten haar invloed.
Beeldmateriaal wordt digitaal geleverd via een online galerij, downloadlink of andere digitale overdrachtsmethode.
De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de geleverde bestanden.
Downloadlinks kunnen tijdelijk beschikbaar zijn. Na het verlopen van een downloadlink kan Esajas Photography kosten rekenen voor het opnieuw aanleveren van bestanden.

Artikel 12 – Bewaren van bestanden

Esajas Photography gaat zorgvuldig om met beeldmateriaal, maar kan niet garanderen dat bestanden onbeperkt bewaard blijven.
De opdrachtgever is na levering zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups van de ontvangen bestanden.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor verlies van bestanden door technische storingen, diefstal, brand, schade, defecte opslag, cyberincidenten of andere onvoorziene omstandigheden.
Indien bestanden nog beschikbaar zijn en de opdrachtgever vraagt om herlevering, kunnen hiervoor administratie- of herleveringskosten worden gerekend.

Artikel 13 – Auteursrecht en gebruiksrecht

Het auteursrecht op alle gemaakte foto’s blijft te allen tijde bij Esajas Photography.
De opdrachtgever ontvangt een persoonlijk gebruiksrecht op de geleverde foto’s, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Voor particuliere klanten betekent dit dat de foto’s gebruikt mogen worden voor privégebruik, zoals afdrukken, delen met familie en vrienden en plaatsen op persoonlijke sociale media.
Voor zakelijke klanten geldt dat het gebruik van de foto’s beperkt is tot het doel en de kanalen die vooraf zijn afgesproken, zoals website, social media, LinkedIn, drukwerk of branding.
Commercieel gebruik, doorverkoop, publicatie in magazines, gebruik door derden, advertenties, drukwerkcampagnes of ander zakelijk gebruik buiten de gemaakte afspraak is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van Esajas Photography.
Het is niet toegestaan foto’s te verkopen, door te geven aan leveranciers, magazines, merken, bedrijven of andere derden zonder toestemming van Esajas Photography.
Bij publicatie op sociale media wordt naamsvermelding gewaardeerd. Bij zakelijke publicatie kan naamsvermelding verplicht worden gesteld, tenzij anders afgesproken.
Inbreuk op auteursrecht of gebruik buiten de afgesproken licentie kan leiden tot aanvullende kosten of een schadevergoeding.

Artikel 14 – Gebruik door Esajas Photography

Esajas Photography mag gemaakte foto’s gebruiken voor portfolio, website, social media, drukwerk, wedstrijden, advertenties, publicaties en andere marketingdoeleinden, tenzij vooraf schriftelijk anders is afgesproken.
Esajas Photography gebruikt alleen foto’s die passen bij zijn merk, stijl en uitstraling.
Bij gevoelige shoots, zoals boudoir, zwangerschap, newborn of persoonlijke reportages, wordt zorgvuldig omgegaan met publicatie.
Wanneer de opdrachtgever niet wil dat foto’s worden gebruikt voor portfolio of marketing, moet dit voorafgaand aan de fotoshoot schriftelijk worden aangegeven.
Indien volledige privacy of exclusiviteit gewenst is, kan Esajas Photography hiervoor aanvullende afspraken of kosten hanteren, omdat de beelden dan niet gebruikt kunnen worden voor portfolio en promotie.

Artikel 15 – Portretrecht en toestemming

De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor toestemming van alle personen die deelnemen aan de fotoshoot.
Bij minderjarigen dient toestemming te worden gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Wanneer meerdere personen deelnemen aan een shoot, verklaart de opdrachtgever dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de fotoshoot en akkoord zijn met deze voorwaarden.
Wanneer iemand bezwaar heeft tegen publicatie, dient dit vooraf schriftelijk te worden gemeld.
Bij zakelijke opdrachten is de opdrachtgever verantwoordelijk voor toestemming van medewerkers, modellen, klanten of andere betrokkenen die gefotografeerd worden.

Artikel 16 – Locatie, veiligheid en schade

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het regelen van toegang en toestemming voor de gekozen locatie, tenzij anders afgesproken.
Eventuele kosten voor locatiehuur, vergunningen, parkeren of toegang zijn voor rekening van de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade die door hem/haar, kinderen, gasten, medewerkers, huisdieren of ingehuurde derden wordt veroorzaakt aan apparatuur, studio, locatie, props of eigendommen van Esajas Photography.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor letsel, schade, verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen tijdens de fotoshoot, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van Esajas Photography.
De opdrachtgever en deelnemers betreden locaties, studio’s en buitenlocaties op eigen risico.
Esajas Photography mag een shoot stoppen of weigeren wanneer de veiligheid van de fotograaf, opdrachtgever, deelnemers, apparatuur of omgeving in gevaar komt.

Artikel 17 – Bruiloften en grotere reportages

Voor bruiloften, events en grotere reportages kunnen aanvullende afspraken worden vastgelegd in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van planning, adressen, contactpersonen, belangrijke momenten en andere informatie die nodig is voor een goede uitvoering van de reportage.
Wanneer de planning op de dag zelf uitloopt of wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor het aantal of soort foto’s dat gemaakt kan worden.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor gemiste momenten wanneer deze ontstaan door vertraging, slechte planning, beperkte toegang, regels van de locatie, aanwijzingen van derden of omstandigheden buiten de invloed van de fotograaf.
Bij opdrachten langer dan 5 uur dient de opdrachtgever te zorgen voor een eenvoudige maar voldoende maaltijd en drinkgelegenheid voor de fotograaf en eventuele second shooter/assistent.
Indien geen maaltijd wordt verzorgd, mag Esajas Photography kosten voor eten en drinken doorberekenen of kort pauzeren om hierin te voorzien.
Wanneer een second shooter, assistent of andere derde wordt ingezet, blijven de gemaakte afspraken met Esajas Photography leidend.

Artikel 18 – Overmacht

Esajas Photography is niet aansprakelijk wanneer de opdracht niet, niet volledig of niet op tijd kan worden uitgevoerd door overmacht.
Onder overmacht valt onder andere: ziekte, ongeval, familieomstandigheden, extreme weersomstandigheden, brand, diefstal, technische storing, stroomstoring, internetstoring, defecte apparatuur, overheidsmaatregelen, verkeersproblemen, vertraging van leveranciers, oorlog, pandemie of andere omstandigheden buiten de invloed van Esajas Photography.
Bij overmacht wordt in overleg gezocht naar een passende oplossing, zoals het verplaatsen van de fotoshoot of het inzetten van een vervangende fotograaf wanneer dit mogelijk en passend is.
Esajas Photography is niet verplicht tot schadevergoeding bij overmacht.
Reeds gemaakte kosten of uitgevoerde werkzaamheden kunnen in rekening worden gebracht.

Artikel 19 – Aansprakelijkheid

Esajas Photography voert iedere opdracht zorgvuldig en professioneel uit, maar kan geen specifiek eindresultaat garanderen.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor teleurstelling over smaak, stijl, persoonlijke voorkeur of verwachtingen die niet vooraf duidelijk en schriftelijk zijn besproken.
Indien Esajas Photography aansprakelijk wordt gesteld, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de opdrachtgever is betaald.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, emotionele schade, reputatieschade, winstderving, gemiste inkomsten, gemiste kansen of schade door vertraging.
Esajas Photography is niet aansprakelijk voor omstandigheden buiten haar invloed, zoals slecht weer, locatiebeperkingen, gedrag van gasten, kinderen of derden, onvoldoende voorbereiding door de opdrachtgever, kledingkeuze, make-up, haar, styling of het niet opvolgen van adviezen.
In geval van technisch falen, verlies of beschadiging van bestanden zal Esajas Photography zich inspannen om waar mogelijk een passende oplossing te bieden, maar aansprakelijkheid blijft beperkt zoals genoemd in dit artikel.

Artikel 20 – Klachten

Klachten over de uitvoering van de opdracht of het geleverde beeldmateriaal dienen binnen 7 kalenderdagen na levering schriftelijk te worden gemeld.
De klacht dient duidelijk omschreven en onderbouwd te zijn.
Esajas Photography krijgt altijd de mogelijkheid om de klacht te beoordelen en, indien redelijk en mogelijk, een passende oplossing te bieden.
Klachten geven de opdrachtgever niet automatisch recht op terugbetaling, korting of aanvullende beelden.
Na het verstrijken van de klachttermijn wordt het geleverde werk geacht te zijn geaccepteerd.

Artikel 21 – Privacy en persoonsgegevens

Esajas Photography gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van opdrachtgevers.
Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor communicatie, facturatie, planning, uitvoering van de opdracht en levering van beeldmateriaal.
Persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk verplicht is.
De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het correct aanleveren van gegevens.
Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via het e-mailadres van Esajas Photography.

Artikel 22 – Geheimhouding

Beide partijen gaan vertrouwelijk om met informatie die tijdens de opdracht wordt gedeeld en waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze vertrouwelijk is.
Bij zakelijke opdrachten behandelt Esajas Photography bedrijfsgevoelige informatie zorgvuldig.
Geheimhouding geldt niet voor informatie die al openbaar is, wettelijk gedeeld moet worden of met toestemming van de andere partij openbaar wordt gemaakt.

Artikel 23 – Incasso en te late betaling

Indien de opdrachtgever niet binnen de gestelde betalingstermijn betaalt, ontvangt de opdrachtgever een herinnering.
Wanneer betaling daarna uitblijft, mag Esajas Photography wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening brengen.
Bij te late betaling mag Esajas Photography levering van beelden, albums, prints of andere producten opschorten totdat volledige betaling is ontvangen.
Alle redelijke kosten die Esajas Photography moet maken om betaling te verkrijgen, komen voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 24 – Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten, diensten en geschillen tussen Esajas Photography en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen geschillen eerst samen in goed overleg op te lossen.
Wanneer dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Artikel 25 – Slotbepaling

Deze algemene voorwaarden vormen samen met de offerte, factuur, opdrachtbevestiging of schriftelijke afspraken de volledige overeenkomst tussen Esajas Photography en de opdrachtgever.
Door akkoord te gaan met een boeking, offerte, factuur of opdracht bevestigt de opdrachtgever deze voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en geaccepteerd.